Obowiązkowy system KSeF

Obowiązkowy system KSeF

27 sierpnia 2025 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizującą ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Nowy system ma zacząć obowiązywać od 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy). Ustawa zakłada m.in.: wprowadzenie na stałe trybu „offline24” (tj. wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego), wprowadzenie możliwości wystawiania faktur z załącznikami, odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury do końca 2026 r., odroczenie nakładania kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r. i utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.

Główne założenia najnowszego projektu

W najnowszym projekcie Ministerstwo Finansów potwierdza wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) w dwóch głównych etapach, z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców:

• od 1 lutego 2026 r.dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem);
• od 1 kwietnia 2026 r.dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Istotną zmianą zaproponowaną w projekcie jest wprowadzenie na stałe (bezterminowo) trybu „offline24”, tj. wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF i wprowadzania ich do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Co istotne, datą wystawienia takiej faktury będzie data wskazana przez podatnika w treści faktury (w polu P_1).

Dodatkowo, ujednolicona została data wystawienia faktur w KSeF - zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie online, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę (tj. w polu P_1).

Ponadto projekt zakłada:

• możliwość wystawienia faktur VAT RRdokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych w systemie od 1 kwietnia 2026 r.;
• odroczenie obowiązku podawania numeru KSeFw płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)) do końca 2026 r.;
• odroczenie nakładania karza błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r.;
• utrzymanie możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.;
• weryfikację progu warunkującego moment wejścia w obowiązkowy KSeF na podstawie sprzedaży z 2024 r. (a nie – jak wcześniej planowano – z 2025 r.);
• uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckichprzez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF;
• możliwość dodania załącznika do e-faktury(załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3)).