Przekształcenie jdg czy nowa spółka z o.o

Przekształcenie jdg czy nowa spółka z o.o

Decyzja o tym, czy lepiej założyć nową spółkę z o.o. (np. i stopniowo wygaszać starą działalność), czy przeprowadzić pełną, formalną procedurę przekształcenia, zależy przede wszystkim od tego, jakimi zasobami i uprawnieniami dysponuje obecna jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG).

Kiedy zdecydowanie lepiej założyć nową spółkę? Rozwiązanie polegające na postawieniu nowej spółki (często szybko i tanio przez system S24) obok istniejącej JDG i stopniowym przenoszeniu na nią operacji jest rekomendowane, gdy:

1. Profil firmy jest stosunkowo prosty: Prowadzisz działalność polegającą np. na doradztwie, konsultingu lub świadczeniu usług.

2. Brak nieprzenoszalnych praw: W firmie nie ma przypisanych na stałe koncesji, specjalnych zezwoleń czy unijnych dotacji.

3. Chcesz uniknąć kosztów i biurokracji: Pełne przekształcenie to żmudny proces, który wymaga badania planu przez biegłego rewidenta, aktów notarialnych i kosztuje absolutne minimum 10 000 zł. Ponadto, w optymistycznym wariancie trwa to około 3 miesięcy, a w praktyce potrafi zmęczyć i sparaliżować czasowo przedsiębiorcę na ponad pół roku. Założenie nowej spółki jest nieporównywalnie szybsze i odciąża właściciela psychicznie.

Kiedy przekształcenie jest jedynym wyjściem? Mimo kosztów i długiego czasu trwania, formalne przekształcenie jest konieczne, gdy w firmie (JDG) znajdują się cenne elementy, których nie da się tak po prostu przenieść na nowy, obcy podmiot. Należą do nich przede wszystkim:

1. Koncesje, licencje i zezwolenia, które zostały wydane na konkretną osobę fizyczną.
2. Decyzje i przywileje, takie jak np. zgoda na działanie w Specjalnej Strefie Ekonomicznej.
3. Dofinansowania (np. unijne), w których zapisy wprost zabraniają cesji praw na inny podmiot.
4. Ważne kontrakty, na przykład długoterminowe umowy zawarte z jednostkami samorządu terytorialnego.
5. Prawa nabyte do lokalu: Sytuacje, w których firma od lat działa w lokalu, który na mocy dzisiejszych (np. zaostrzonych) przepisów BHP nie otrzymałby już zezwolenia na prowadzenie działalności (np. lokal jest zbyt niski czy za wąski). Tylko przekształcenie pozwala zachować ciągłość prawną tych zezwoleń.

Podsumowując, z perspektywy doradczej: jeśli przedsiębiorca ma firmę bazującą głównie na wiedzy, wolnych zasobach czy usługach, założenie nowej spółki jest optymalne. Jeśli jednak "sercem" biznesu są państwowe licencje, dotacje lub stare zezwolenia, przekształcenie, mimo swoich trudności, staje się jedyną bezpieczną ścieżką.

Umowa spółki (na przykładzie spółki z o.o.) ma absolutne pierwszeństwo przed testamentem w sytuacji, gdy reguluje zasady postępowania z udziałami na wypadek śmierci wspólnika, a w szczególności gdy zawiera zapis o automatycznym umorzeniu udziałów.

Jeżeli wspólnik w swoim testamencie (np. wykorzystując instytucję zapisu windykacyjnego) wyraźnie wskaże, że po jego śmierci udziały w firmie mają przypaść konkretnemu spadkobiercy (np. małoletniemu synowi), ale umowa spółki stanowi inaczej nakazując, by udziały te uległy umorzeniu (czyli unicestwieniu) to zapisy umowy spółki mają bezwzględne pierwszeństwo.

W takiej sytuacji wola zmarłego z testamentu nie zostanie zrealizowana. Wskazany spadkobierca nie wejdzie do spółki jako nowy wspólnik, a jego udziały zostaną po prostu umorzone, co często wiąże się jedynie z obowiązkiem wypłacenia rodzinie zmarłego odpowiedniego ekwiwalentu finansowego.

Z tego powodu bardzo ważne jest pilnowanie, aby zapisy w testamencie dotyczące losów udziałów w firmie zawsze były w pełni spójne z tym, co zawiera umowa samej spółki.

Absolutne minimum kosztów formalnych związanych z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. wynosi około 10 000 zł. Warto jednak pamiętać, że nie ma stałych stawek rynkowych na tę procedurę, a końcowa cena jest w głównej mierze pochodną stopnia skomplikowania biznesu. Inaczej wycenia się przekształcenie prostej firmy doradczej, a inaczej przedsiębiorstwa działającego na rynku od 30 lat, które posiada liczne nieruchomości, pracowników i rozbudowaną historię.

Na podstawowe koszty operacyjne i formalne (wspomniane ok. 10 000 zł) składają się:

1. Sporządzenie planu przekształcenia w formie aktu notarialnego: około 1000 zł.
2. Opłata sądowa za wyznaczenie biegłego rewidenta: 300 zł.
3. Audyt planu przekształcenia przez biegłego rewidenta: od 5000 zł wzwyż.
4. Podpisanie nowej umowy spółki z o.o. oraz uchwały o przekształceniu u notariusza: od 1000 zł do około 2000 zł (do tego należy doliczyć podatek PCC liczony od wartości majątku przekształcanej firmy).
5. Opłata za wpis przekształcenia do rejestru KRS: 500 zł.
6. Obowiązkowe ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG): około 400 zł, w zależności od liczby znaków.

Suma ta nie obejmuje jednak kluczowego elementu, jakim jest pełna obsługa prawno-podatkowa. Gdy przedsiębiorca decyduje się na zaangażowanie profesjonalnej kancelarii lub doradców, koszty te znacznie rosną.

Zależnie od wybranej kancelarii i skali trudności, całościowy koszt profesjonalnie przeprowadzonego procesu nierzadko waha się w przedziałach rzędu 15 000 zł, 20 000 zł, 30 000 zł, a w bardzo trudnych i rozbudowanych przypadkach może osiągnąć nawet 50 000 zł. Wynika to z faktu, że rzetelny proces wymaga przeprowadzenia gruntownego audytu dotychczasowej działalności (m.in. analizy pozwoleń, pracowników, BDO, białej listy czy ubezpieczeń), aby nowe przedsiębiorstwo było całkowicie bezpieczne i przygotowane np. pod korzystanie z CIT-u estońskiego. Choć na rynku mogą zdarzać się tanie oferty zachęcające do przekształcenia już za np. 5000 zł, rodzą one często ryzyko błędów lub zostawienia przedsiębiorcy z nierozwiązanymi problemami podatkowymi, które i tak z czasem będą wymagały kosztownej naprawy.

Agnieszka Czinar