FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Kliknij w pytanie aby rozwinąć odpowiedź.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa firmy Compta?

Usługi naszej firmy są przystosowane do wykonywania wszelkich prac z zakresu kadr i płac. Nasza oferta jest bardzo szeroka i może być dopasowana do indywidualnych potrzeb klienta.

Zajmujemy się:

  • prowadzeniem ewidencji danych osobowych pracowników,
  • sporządzaniem list płac,
  • kontrolą terminowości badań lekarskich zatrudnionych pracowników,
  • prowadzeniem i aktualizacją teczek osobowych pracowników,
  • prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w tym sporządzaniem dokumentów kadrowych dotyczących: zatrudnianych i zwalnianych pracowników, umowami o pracę, wypowiedzeniami umów o pracę, porozumieniami i świadectwami pracy,
  • sporządzaniem umów cywilnoprawnych,
  • prowadzeniem ewidencji czasu pracy,
  • przygotowywaniem wymaganych deklaracji i dokumentów do ZUS, US, GUS, PFRON, itp.,
  • udzielamy porad w tematyce kadr i płac oraz prawa pracy,
  • przygotowywaniem dokumentów i zaświadczeń dla pracowników,
  • obsługą kontroli ZUS, PIP, US w zakresie PDOF i innych uprawnionych podmiotów,
  • raportowaniem zgodnie w wymaganiami prawa i Zamawiających.

Czym jest outsourcing kadrowo płacowy?

Outsourcing kadrowo płacowy jest usługą polegającą na powierzeniu przez Zlecającego firmie zewnętrznej i jej specjalistom różnych obowiązków w tym kadrowych i płacowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma nie musi skupiać się na tworzeniu nadmiernej dokumentacji i na ciągle zmieniających się przepisach prawa.

Outsourcing kadrowo płacowy – wady i zalety

Outsourcing jest dużym wyręczeniem i wsparciem dla firm, a w szczególności dla mniejszych przedsiębiorców, którzy zamiast zajmować się zagadnieniami księgowo-kadrowymi mogą poświęcić swój czas na rozwój działalności. W takim przypadku również odpowiedzialność za ewentualne błędy popełnione podczas rozliczeń ponosi osoba za to odpowiedzialna, a nie Zarząd firmy zlecającej.

Dużym plusem skorzystania z usług specjalistów z Compty jest ograniczenie liczby pracowników administracyjnych, a co za tym idzie również uzyskanie oszczędności na wynagrodzeniach, sprzęcie komputerowym, oprogramowaniu, szkoleniach, czasu i energii – czyli redukcja kosztów i ograniczenie ryzyka operacyjnego do minimum. Ponadto firma Compta oferuje wiele dodatkowych usług z dziedziny kadr i płac, a także księgowości, archiwizacji elektronicznej dokumentów. Wyróżnia się dwie formy Outsourcingu – pełną i selektywną. Outsourcing pełny to całkowite przejęcie konkretnej gałęzi działalności firmy. Przy outsourcingu selektywnym dokonujemy wyboru, jakie obszary zostaną objęte umową przez firmę zewnętrzną.

Jakie są wady współpracy z firmą zewnętrzną? Jeżeli taka firma zostanie nieodpowiednio wybrana, to Zleceniodawca ryzykuje utratę kontroli nad bardzo ważnym dla firmy obszarem działalności oraz możliwym wypłynięciem tajnych danych.

Jak wybrać dobrą firmę outsourcingową?

Zanim wybierzemy firmę outsourcingową, musimy sprawdzić, jak długo taka firma istnieje na rynku, jakie są opinie na jej temat, jakie firmy obsługuje, czy pracownicy w niej zatrudnieni posiadają doświadczenie oraz jakie firma posiada certyfikaty, a także jakie stosuje systemy i narzędzia oraz czy ma wdrożony system RODO. Generalnie należy sprawdzić czy jest godna zaufania!

Co to jest elektroniczna archiwizacja danych?

Elektroniczna archiwizacja danych to nic innego jak nowoczesne archiwum dokumentów niezależnie od ich rodzaju i wielkości.

Dokumenty wpływające do archiwum są przetwarzane do wersji elektronicznej, a następnie wprowadzane do autorskiego systemu zarządzającego pracą archiwum.

Papierowe kopie dokumentów są magazynowane, a stworzone elektronicznie akta są w pełni dostępne dla firmy zlecającej archiwizację. Dokumenty w postaci papierowej firma Compta dostarcza swoim klientom na życzenie w ciągu 24H od zgłoszenia zapotrzebowania.

Prowadzenie elektronicznej archiwizacji danych eliminuje konieczność posiadania i utrzymania oddzielnej powierzchni biurowej do przechowywania dokumentacji, zwiększa efektywność pracy  i zarządzania dokumentacją pozwala zaoszczędzić czas i energię poprzez wykorzystanie wyspecjalizowanych narzędzi umożliwiających natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych.

Kto może skorzystać z usług firmy Compta?

Z usług firmy Compta mogą korzystać przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa krajowe i zagraniczne.

Oferujemy rzetelną i terminową obsługę oraz proponujemy rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta. Wzajemne i profesjonalne relacje z klientami budujemy na podstawie otwartej komunikacji i wzajemnemu zaufaniu.

Kogo obejmuje obowiązkowe raportowanie schematów podatkowych?

Od 1 stycznia 2019 roku zaczęły obowiązywać przepisy wprowadzające do ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800; dalej jako Ordynacja podatkowa) – obowiązkowe raportowanie schematów podatkowych.

Nowelizacja ta nałożyła nowe obowiązki na podmioty zajmujące się doradztwem podatkowym oraz na ich Klientów. Celem nowelizacji jest zwiększenie efektywności w walce z nieuczciwymi podatnikami oraz wyeliminowanie agresywnej optymalizacji podatkowej i ograniczenie liczby kontroli podatkowych.

Schematy podatkowe mają być raportowane, jeżeli pierwszej czynności związanej z ich wdrażaniem dokonano: dla schematów krajowych
– po 1 listopada 2018 roku; dla schematów transgranicznych – po 25 czerwca 2018 roku.

Do stosowania nowych obowiązków będą obowiązani przede wszystkim promotorzy – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, w szczególności: doradca podatkowy, adwokat, radca prawny, pracownik banku/instytucji finansowej doradzający klientom.

Raportowanie schematów podatkowych dotyczy schematów krajowych i transgranicznych, które spełniają kryteria wskazane w Ordynacji podatkowej (dla schematów krajowych) lub w dyrektywie MDR (dla schematów transgranicznych), które mogą mieć wpływ na obowiązek podatkowy.

W przypadku schematów krajowych raportowanie obejmuje m.in. schematy dotyczące CIT, PIT i VAT.

Co to jest deklaracja ZUS DRA?

ZUS DRA jest deklaracją rozliczeniową, w której wykazuje się rozliczenie składek. Każdy przedsiębiorca musi wypełnić ją co najmniej raz.

ZUS DRA należy złożyć najpóźniej do 10. dnia miesiąca, jeżeli opłaca się składki tylko za siebie. W przeciwnym razie do 15. dnia miesiąca.

Deklaracji nie trzeba wysyłać co miesiąc, jeżeli opłaca się składki ZUS wyłącznie za siebie oraz jeżeli płaci się składki ZUS od minimalnej podstawy.

Jeżeli firma została zgłoszona do ubezpieczenia pierwszego dnia miesiąca, to powinno się złożyć jedynie pierwszą deklarację. Jeżeli firma została zgłoszona w trakcie miesiąca, to trzeba złożyć za niepełny okres rozliczeniowy, a także drugą za pełny miesiąc.

Czym jest wniosek kredytowy?

Wniosek kredytowy jest dokumentem składanym przez klienta, w momencie ubiegania się o kredyt. Taki dokument należy dostarczyć do banku czy do SKOK-u.

Podstawowe dane potrzebne do wniosku:

  • dane osobowe (imię, nazwisko, adres, numer PESEL, numer dowodu osobistego),
  • dane związane z kredytem, o który chcemy się ubiegać (kwota, o jaką się ubiegamy, okres spłaty, terminy rat, rodzaj rat),
  • dane dotyczące dochodów,
  • dane związane z zabezpieczeniem kredytu.

Jak długo są przechowywane dokumenty księgowe?

Przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów księgowych: według art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zeznania roczne natomiast powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od zakończenia roku, w którym zostały złożone.

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z ZUS: według art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przez okres 5. lat od dnia ich przekazania w formie pisemnej lub elektronicznej – termin ten dotyczy dokumentów ZUS, przekazanych od dnia 1 stycznia 2012 roku. Dla deklaracji ZUS przekazanych do dnia 31 grudnia 2011 roku obowiązuje wcześniejszy termin przechowania dokumentów – 10 lat.

Przechowywanie dokumentów firmowych związanych z kadrami: według art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca musi przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Płatnik składek od roku 2019 zobowiązany jest do przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50. lub 10. lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Taki sam termin obowiązuje dla przechowywania akt osobowych pracownika.

Natomiast 10-letni okres przechowywania akt osobowych dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., pracodawca będzie miał wybór: jeżeli dokona wyboru 10-letniego okresu przechowywania, będzie musiał wysłać do ZUS-u raport informacyjny.

Kto wchodzi w skład zespołu Compta?

Nasza firma zatrudnia wysoko wykwalifikowanych pracowników księgowych z wieloletnim doświadczeniem zawodowym.
Zespół Compta składa się z 12. profesjonalnych księgowych, wśród których 4. posiada certyfikat samodzielnego księgowego.

Firma Compta wykorzystuje nowoczesne i najlepsze narzędzia pracy m.in. z wykorzystaniem programu CDN OPTIMA.

Czy biuro ma uprawnienia do usługowego prowadzenia Ksiąg Rachunkowych?

Firma Compta ma licencję Ministra Finansów nr 22963/01, która uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nasze biuro jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonych usług na kwotę 4 mln zł.

Naszymi klientami jest około 100 firm, w tym ponad 50 stanowią spółki prawa handlowego.

Wysokość składek ZUS na 2020 rok

Prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na 2020 rok wyniesie 5227 zł. W związku z tym podstawę wymiaru składek ZUS stanowić będzie 60% tej kwoty, czyli 3136,20 zł. Wciąż nie jest znana wysokości nowej składki zdrowotnej.

Składki ZUS na 2020 rok
Składka emerytalna612,19 zł
Składka rentowa250,90 zł
Składka chorobowa 76,84 zł
Składka wypadkowa 52,37 zł
Składka na Fundusz Pracy 76,84 zł
Łącznie składki ZUS bez składki zdrowotnej1069,14 zł

Co to jest Due diligence?

Due diligence to inaczej poddanie firmy wyczerpującej, wielopłaszczyznowej analizie pod względem jej kondycji handlowej, finansowej, prawnej oraz podatkowej.

Badanie to ma na celu szczegółową ocenę aktualnej sytuacji firmy oraz określenie istniejącego lub potencjalnego ryzyka związanego z planowaną transakcją kapitałową np. fuzja, przejęcie, wydzielenie bądź sprzedaż zorganizowanej części przedsiębiorstwa.

Due Diligence przeprowadzają wykwalifikowane osoby: m.in. doradcy finansowi, doradcy podatkowi, prawnicy, konsultanci, specjaliści IT, eksperci techniczni.

Co to jest audyt organizacyjny?

Audyt organizacyjny dotyka różnych obszarów funkcjonowania firmy. Rynek ciągle się rozwija i staje się coraz bardziej wymagający,
w związku z tym rośnie konieczność optymalizowania działalności i wdrażania coraz to nowszych usprawnień oraz zwiększenia efektywności działania przedsiębiorstwa.

W takich sytuacjach bardzo ważne jest uporządkowanie struktury organizacyjnej, wyznaczenie ról i odpowiedzialności
oraz normalizacja działań i procesów w poszczególnych obszarach.

Gdzie ubezpieczyć pracownika oddelegowanego za granicę?

Częstym zjawiskiem jest delegowanie pracowników za granicę. To niestety wiąże się z prowadzeniem szerszej dokumentacji i zastosowaniem dodatkowych regulacji prawnych. Takie oddelegowanie nie może przekraczać 24 miesięcy.

Tutaj ważną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest ubezpieczenie pracownika. W zależności od sytuacji taki pracownik będzie nadal objęty ubezpieczeniem ZUS w Polsce bądź ubezpieczeniem w państwie, do którego został oddelegowany.

Jeżeli pracownik wróci do Polski po upływie 24 miesięcy i zostanie oddelegowany tym razem do innego państwa, to okres 24 miesięcy liczy się od nowa. Jeżeli natomiast pracownik ma powrócić do tego samego kraju, to muszą minąć minimum 2. miesiące przed ponownym jego oddelegowaniem – jeżeli ma on być ubezpieczony w Polsce.

Należy jednak pamiętać, że aby pracownik zachował prawo do ubezpieczenia, musi być on objęty ubezpieczeniem co najmniej na miesiąc przed jego oddelegowaniem. Prawa do ubezpieczenia w Polsce nie traci również osoba, która przed delegacją przebywała na zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym, świadczeniu rehabilitacyjnym bądź pobierała wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy.

Co to jest formularz A1?

Formularz A1 jest wydawany, aby potwierdzić, któremu ustawodawstwu dotyczącemu zabezpieczenia społecznego podlega osoba je składająca oraz aby poświadczyć, czy dana osoba nie podlega przepisom dotyczącym opłacania składek w innym państwie. Zaświadczenie A1 jest wydawane, gdy są spełnione warunki wynikające z prawa unijnego według Rozporządzenia UE nr 883/04 oraz Rozporządzenia UE nr 987/09.

Wniosek o wydanie zaświadczenia może złożyć: pracownik, pracodawca bądź osoba pracująca na własny rachunek.

Formularz A1 powinien być poświadczony przez odpowiednią instytucję funkcjonującą w danym państwie.

Która księgowość ma więcej zalet – uproszczona czy pełna?

Zewnętrzne biuro rachunkowe świadczy zarówno usługę pełnej, jak i uproszczonej księgowości.

Pełna księgowość pozwala zastosować politykę rachunkowości dostosowaną do potrzeb przedsiębiorstwa. Jednak złożoność systemu ewidencji oraz konieczność spełniania rygorystycznych wymogów określonych w Ustawie o rachunkowości jest tutaj minusem.

Uproszczona księgowość jest łatwiejsza w prowadzeniu i dlatego też usługi księgowe dla firm zlecone pracownikom biura rachunkowego będą tańsze niż pełna księgowość. Uproszczona księgowość służy przede wszystkim celom podatkowym.

Gdzie ubezpieczyć pracownika oddelegowanego za granicę?

Częstym zjawiskiem jest delegowanie pracowników za granicę. To niestety wiąże się z prowadzeniem szerszej dokumentacji i zastosowaniem dodatkowych regulacji prawnych. Takie oddelegowanie nie może przekraczać 24 miesięcy.

Tutaj ważną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest ubezpieczenie pracownika. W zależności od sytuacji taki pracownik będzie nadal objęty ubezpieczeniem ZUS w Polsce bądź ubezpieczeniem w państwie, do którego został oddelegowany.

Jeżeli pracownik wróci do Polski po upływie 24 miesięcy i zostanie oddelegowany tym razem do innego państwa, to okres 24 miesięcy liczy się od nowa. Jeżeli natomiast pracownik ma powrócić do tego samego kraju, to muszą minąć minimum 2. miesiące przed ponownym jego oddelegowaniem – jeżeli ma on być ubezpieczony w Polsce.

Należy jednak pamiętać, że aby pracownik zachował prawo do ubezpieczenia, musi być on objęty ubezpieczeniem co najmniej na miesiąc przed jego oddelegowaniem. Prawa do ubezpieczenia w Polsce nie traci również osoba, która przed delegacją przebywała na zasiłku chorobowym, macierzyńskim, opiekuńczym, świadczeniu rehabilitacyjnym bądź pobierała wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy.

Jakich danych osobowych nie może zażądać pracodawca?

Uchwalone 1 stycznia 2019 r. rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) ma na celu lepsze zabezpieczenie danych osobowych obywateli Unii Europejskiej przed nieprawidłowym ich wykorzystaniem przez instytucje zdobywające te dane celem dalszego przetwarzania.

Według nowych wytycznych art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca nie ma prawa żądać adresu zameldowania oraz imion rodziców. Może za to chcieć uzyskać dane kontaktowe oraz kwalifikacje zawodowe.

W momencie, kiedy dojdzie do zatrudnienia, pracownik podaje: swój PESEL/numer innego dokumentu tożsamości, aktualny adres, wykaz swoich kwalifikacji zawodowych i wykształcenia. Dane osobowe członków rodziny podaje się w momencie chęci skorzystania np. z urlopu rodzicielskiego lub innych przywilejów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Podpisywanie e-sprawozdań finansowych

Od 1 stycznia 2020 roku wchodzi w życie nowe rozwiązanie tzw. podpis osobisty dla e-sprawozdania finansowego.

Podpis osobisty do sprawozdania finansowego pełni podobną funkcję jak podpis kwalifikowany i dzięki niemu możemy wygenerować 3 rodzaje podpisów:

  • podpis wewnętrzny – może być stosowany dla plików o rozszerzeniach PDF oraz XML – zostaje on zapisany w pliku bazowym, który jest podpisywany i dzięki temu nie zmienia się jego rozszerzenie,
  • podpis zewnętrzny – generuje dodatkowy plik o takiej samej nazwie jak podpisywane sprawozdanie z rozszerzeniem zazwyczaj XAdES. Pliki te powinny być zawsze przesyłane łącznie ze względu na ich bezpośrednie połączenie,
  • podpis otaczający – charakteryzuje się tym, że generowany jest nowy plik o rozszerzeniu XAdES, zawierający podpisywane sprawozdanie, odpowiednie sumy kontrolne oraz złożony podpis.

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe?

  • Czy biuro posiada uprawnienia do usługowego prowadzenia Ksiąg Rachunkowych.
  • Czy jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonych usług.
  • Czy korzysta z legalnego oprogramowania.
  • Czy posiada niezbędną praktykę i doświadczenie.