E-doręczenia

Z dniem 1 stycznia 20205 r. weszły w życie regulacje dotyczące obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych przez podmioty wskazane w ustawie. Spowodowało to, że obecnie istnieje kilka kanałów komunikacji z organami i instytucjami państwowymi. Funkcjonowanie równoległe kilku systemów komunikacji elektronicznej może wzbudzać wiele wątpliwości w kontekście ich praktycznego za stosowania.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia są nowym sposobem szybkiej i bezpiecznej elektronicznej wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorstwami i obywatelami. Jednocześnie jest to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych przesyłek poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Taki sposób komunikacji ma na celu pewną standaryzację usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego tak, aby umożliwić wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Dla kogo są e-Doręczenia?

W przyszłości wszystkie podmioty publiczne, profesjonalne podmioty obrotu gospodarczego (zarejestrowane w KRS lub CEiDG) i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych i komunikować się z urzędami za ich pośrednictwem. Obowiązek ten wprowadzany jest stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

W przypadku podmiotów niepublicznych, harmonogram ten przedstawia się następująco:

• od 1 stycznia 2025 r.
  • osoby wykonujące zawody zaufania publicznego obowiązane są do wdrożenia e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
  • podmioty rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r.
  • podmioty składające wniosek o wpis do CEIDG od 1 stycznia 2025 r.
• od 1 kwietnia 2025 r.
  • podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.
• od 1 lipca 2025 r.:
  • podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
• od 1 października 2026 r.:
  • podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. 

Okres przejściowy wdrożenia systemu e-Doręczeń

W związku z problemami pojawiającymi się w wyniku wdrożenia systemu e-Doręczeń, do końca 2025 r. obowiązuje okres przejściowy. Do tego czasu, podmioty obowiązane do stosowania e-Doręczeń mogą korzystać z alternatywnych metod doręczeń, tj. operatora pocztowego, ePUAP czy innych systemów urzędowych.

System e-Doręczeń ma w założeniu zastąpienie tradycyjnej, papierowej korespondencji oraz dotychczasowy system elektroniczny ePUAP.