E-teczki elektroniczne akta pracownicze

Dokumentacja HR

Czym jest elektroniczna teczka pracownicza?

Elektroniczna teczka pracownicza to cyfrowy system przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika, zastępujący tradycyjne papierowe akta osobowe. Obejmuje ona dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie, dokumenty urlopowe oraz inne dokumenty, które pracodawca jest zobowiązany przechowywać w dokumentacji pracowniczej. Elektroniczna teczka pracownicza umożliwia także przechowywać wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem, które nie są częścią akt pracowniczych. Taka forma archiwizacji umożliwia wygodniejszy dostęp do dokumentów kadrowych, automatyzację procesów o oraz zapewnia ochronę danych przed utratą lub zniszczeniem.

Elektroniczna teczka pracownicza ułatwia zarządzanie dokumentami, zwłaszcza w firmach, które zatrudniają wielu pracowników, a także sprzyja ekologii, eliminując konieczność użycia papieru. Od 2019 roku polskie prawo dopuszcza w pełni prowadzenie dokumentacji kadrowej w formie elektronicznej.

Jak działa e-Teczka pracownicza?

Elektroniczna teczka pracownicza to rozwiązanie, które umożliwia bezproblemowe zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej. Można w niej przechowywać zarówno dokumenty stworzone bezpośrednio w wersji elektronicznej, jak i skany papierowych oryginałów. Kluczem do sprawnego korzystania z tego systemu jest odpowiednie katalogowanie i numerowanie akt pracowniczych, co ułatwia ich wyszukiwanie oraz przeglądanie.

W e-Teczce gromadzona jest kompletna dokumentacja pracownika – od momentu jego rekrutacji, poprzez zatrudnienie, aż do zakończenia współpracy. Jednak, aby taka cyfrowa archiwizacja była zgodna z przepisami, musi spełniać określone wymagania. Obejmują one m.in. zasady dotyczące przechowywania, bezpieczeństwa oraz dostępu do akt, a także procedury wydawania dokumentów pracowniczych czy eksportu akt osobowych do innych systemów lub na potrzeby Państwowej Inspekcji Pracy.

Podstawowe funkcje e-teczki

Struktura dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z wymogami prawnymi, dokumentacja pracownicza jest podzielona na akta osobowe składające się z pięciu części (A, B, C, D, E) oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Dokumenty w każdej części są automatycznie układane i numerowane chronologicznie.

Automatyczne porządkowanie i numeracja

Każda część dokumentacji zawiera spis dokumentów, które są uporządkowane chronologicznie i ponumerowane. Taka organizacja akt znacznie ułatwia nawigację i zarządzanie nimi.

Elektroniczne archiwum dokumentów

Umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych i udostępnianie ich ściśle uprawnionym osobom.

Zasilanie dowolnymi dokumentami

e-Teczka może być zasilona dowolnymi dokumentami elektronicznymi lub skanowanymi z pomocą skanerów bądź urządzeń mobilnych.

Efektywne wyszukiwanie

System zapewnia możliwość szybkiego odnajdywania dokumentów na podstawie przypisanych słów kluczowych, co znacząco usprawnia pracę z dużą ilością dokumentacji. Jako pracownik kadr w jednym miejscu możesz przeglądać konkretne akta osobowe, dokumenty jednej osoby – również te będące poza teczką, a nawet wybrane typy dokumentów niezależnie do jakiego pracownika należą.

Korzyści z użycia e-Teczki pracowniczej

Wdrożenie elektronicznej teczki akt osobowych nie tylko usprawnia zarządzanie dokumentacją pracowniczą, ale również przyczynia się do większej transparentności, ochrony danych oraz zrównoważonego rozwoju. Dzięki automatyzacji i skróceniu czasu procesów związanych ze sprawami pracowniczymi oraz redukcji kosztów obiegu dokumentów w formie papierów i ich archiwizacji. Dzięki udostępnieniu uprawnionym użytkownikom i pracownikom intuicyjnej aplikacji webowej do pracy z dokumentami. Dzięki obniżeniu kosztów operacyjnych oraz eliminacji papieru w procesach biznesowych związanych z dokumentacją pracowniczą.