Obowiązki pracownika na piśmie - to zależy od pracodawcy

Obowiązki pracownika na piśmie - to zależy od pracodawcy

30 września 2022 r. Sąd Okręgowy w Poznaniu oddalił apelację powoda od wyroku Sądu Rejonowego z 18 listopada 2021 r. - oddalającego powództwo M.J. przeciwko I. Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością Spółce komandytowej z siedzibą w K., o odszkodowanie w związku z niezgodnym z prawem rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia. 

W skardze kasacyjnej, powód zaskarżył orzeczenie w całości, podnosząc zarzuty naruszenia prawa materialnego zgodnie z § 3 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, przez jego niezastosowanie skutkujące uznaniem, że dokument zawierający zakres obowiązków pracownika może być przechowywany poza aktami osobowymi pracownika i używany w toku postępowania sądowego jako osobny dokument.

W postanowieniu z 17 stycznia 2024 r. (sygn. III PSK 26/23) Sąd Najwyższy zajął się sporem pracownika z pracodawcą o zakres obowiązków. Pracownik twierdził, że nie został z nimi zapoznany, bo nie otrzymał ich na piśmie, jako dokumentu dołączonego do umowy o pracę. Pracodawca dowodził natomiast, że szczegółowe informacje znajdowały się w intranecie, a pracownik dostał ustne wytyczne, które były zgodne z jego doświadczeniem.

Przyjmując całokształt materiału dowodowego oraz powołując się na założenie wynikające z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97 (OSNAPiUS 1998 nr 22, poz. 653) - Sąd Najwyższy orzekł, że powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.) może być przekazana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika, jeśli odpowiada to charakterowi pracy.

Ponadto systemy wewnętrzne (intranet), jeżeli firma takowe posiada, mogą skutecznie pełnić funkcję informacyjną, gdyż liczy się faktyczna możliwość zapoznania się z zakresem obowiązków. Strona pozwana trafnie wskazała w odpowiedzi na skargę kasacyjną, że samo niezamieszczenie dokumentu z opisem obowiązków w aktach pracowniczych lub też brak jednoznacznego potwierdzenia przez pracownika, że zapoznał się z zakresem zadań zamieszczonym w intranecie, nie ma decydującego znaczenia. Pracownik był osobą z doświadczeniem i odpowiednim wykształceniem, więc jego twierdzenie, że "nie znał swoich obowiązków", zostało ocenione krytycznie.

W związku z powyższym Sąd Najwyższy uznał, że skarga kasacyjna była bezzasadna i ją odrzucił.

Rozważając kontekst prawny i praktyczny znowu powołujemy się na art. 94 pkt 1 k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek zaznajomienia pracownika z jego obowiązkami, jednak orzeczenie rozszerza wykładnię tego obowiązku, wskazując, że:

• nie liczy się forma, ale skuteczność przekazu,
  
  
• nie ma konieczności zachowania formy pisemnej,
  
  
• realia technologiczne pracy mają znaczenie (np. dokumenty w intranecie czy onboarding online).

Ten przykład niesie za sobą duże znaczenie dla pracowników, ponieważ pociąga ich to do odpowiedzialność za zapoznanie się z materiałami przekazanymi przez pracodawcę (również w formie cyfrowej), a nieznajomość obowiązków z powodu nieczytania intranetu nie jest wystarczającym argumentem.

To postanowienie ma istotne znaczenie również dla działów HR i managerów. W dobie pracy zdalnej, onboardingów online oraz zarządzania przez platformy wewnętrzne, formalizm może być przeszkodą. Sąd Najwyższy daje tutaj zielone światło na nowoczesne i elastyczne formy komunikacji. Pracodawca powinien w takim przypadku zadbać o to, by intranet lub systemy HR miały odpowiednio zamieszczone obowiązki i dostępne regulaminy. Dodatkowo można zbierać również od pracowników, potwierdzenia zapoznania się z materiałami (np. checkboxy czy logi systemowe).