„Okiem kadrowca” na problematykę wdrażania PPK w firmie i nie tylko…

„Okiem kadrowca” na problematykę wdrażania PPK w firmie i nie tylko…

Po nie tak dawnym napływie na służby księgowe i kadrowe ogromu zadań związanych z Tarczą antykryzysową spowodowaną koronawirusem i wypełnianiem wniosków o dotacje dla pracodawców, nadchodzą kolejne, niestety nowe obowiązki, tym razem związane z wdrażaniem w zakładach Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).

To obszar, po którym na razie większość specjalistów porusza się z niepewnością i z brakiem zrozumienia ze strony właścicieli i zarządów firm. Ostrożność ta wynika z niedoskonałych interpretacji prawnych instytucji odpowiedzialnej za wdrożenie tego systemu w naszym kraju czyli Polskiego Funduszu Rozwoju. Nic dziwnego, gdyż ustawa o PPK została niechlujnie napisana na kolanie, pomimo tego, że opisuje, wdraża system, który już działa od dawna w Wielkiej Brytanii, krótko mówiąc jest jego nieudolną kopią. Ten brak profesjonalizmu przy tworzeniu tak poważnego systemu przysparza wiele kłopotów i problemów.

Pierwszą sprawą, od której należałoby zacząć, to oczywiście dokładne zaznajomienie się z niedoskonałą ustawą regulującą zagadnienia wprowadzania PPK. Jak każda tego typu ustawa czytana nawet po raz kolejny, budzi sporo wątpliwości. Dlatego automatycznie nasuwa się temat szkolenia, które jak to bywa w praktyce, wyjaśnia zazwyczaj najprostsze wątpliwości, a ze szczególnymi przypadkami trzeba radzić sobie samemu. To pociągnie za sobą potrzebę przeszukiwania stron internetowych, wykonywania telefonów czy wzajemnych konsultacji, a co za tym idzie poświęcania sprawom PPK sporo cennego czasu.

Szczególne znaczenie ma to w biurach rachunkowych, gdzie specjaliści ds. kadr i płac obsługują, starają się obsłużyć profesjonalnie nie jedną a nawet do kilkudziesięciu firm. Rodzi się pytanie, w jaki sposób mają oni wygospodarować na cele PPK bardzo wiele dodatkowych godzin swojej pracy w gąszczu dotychczasowych obowiązków?

Pandemia związana z Covid -19 wstrzymała procesy zakładania PPK w poszczególnych firmach, co oczywiście także zadziałało na niekorzyść pracowników kadr, gdyż pozostało im już bardzo mało czasu na wdrożenie i uregulowanie wszystkich spraw dotyczących oszczędzania w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych. To oczywiście wzbudza i wzbudzać będzie dodatkowy stres zawodowy i dyskomfort pracy. Kadrowcy, pracując w szybkim tempie, w natłoku informacji, napotykając na różne nowe problemy i konieczność ich szybkiego rozwiązywania, bez dodatkowej pomocy, będą popełniali błędy merytoryczne i techniczne, a co najgorsze nie będą dysponowali czasem na ich korygowanie.
Pracownikowi naliczającemu do konkretnej daty, np. płace czy składki na ubezpieczenie społeczne ZUS, albo podatek, sporządzającemu na konkretny dzień świadectwo pracy, umowę o pracę, pilnującemu upływu terminów szkoleń bhp, badań lekarskich, czy umów cywilnoprawnych oraz szeregu innych zadań terminowych, ustawa o PPK narzuca kolejne dodatkowe ustawowe terminy do pilnowania przy wykonywaniu poszczególnych operacji, np.

  • Zawarcie umów o prowadzenie i o zarządzanie PPK (terminy z ustawy).
  • Zgłoszenie nowego pracownika do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 3-miesięczny okres zatrudnienia tej osoby).
  • Informowanie pracownika o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową środków zgromadzonych na jego rachunkach PPK prowadzonych przez wskazane w oświadczeniu instytucje finansowe (termin – niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK).
  • Jeżeli nowo zatrudniona osoba nie wyrazi zgody na transfer środków do nowego PPK, ma 7 dni na złożenie pisemnego powiadomienia podmiotowi zatrudniającemu. Brak sprzeciwu w omawianym zakresie i terminie spowoduje u podmiotu zatrudniającego konieczność złożenia do instytucji finansowej (z którą ma zawarte umowy w PPK) wniosku o transfer środków z poprzedniego PPK, w którym oszczędzał zatrudniony do PPK, prowadzonego przez aktualny podmiot zatrudniający.
  • Dopilnowanie pracownika o dochowanie terminu o innych rachunkach PPK, w których miał gromadzone środki (po upływie 10 dni miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 m-c zatrudnienia).
  • Przekroczenie rocznego limitu wpłat na PPK (po przekroczeniu limitu pracodawca zaprzestaje ich obliczania i przekazywania).
  • Naliczenie i przekazanie składek do instytucji finansowych (do 15. danego m-ca)
  • Wstrzymanie naliczania składek za pracownika, który złożył rezygnację począwszy od m-ca, w którym złożył taką deklarację.
  • W miesiącach, w których pracownik przekracza 120% wynagrodzenia minimalnego, pracodawca ”czuwa”, aby nie uwzględnić obniżonej wpłaty podstawowej, a pobrać wpłatę w pełnej wysokości.

Niestety, ale taki specjalista pozostawiony bez pomocy dodatkowych osób do prowadzenia PPK i pozostałych swoich obowiązków służbowych, nie podoła wszystkiemu, a co za tym idzie może przez zwykłe przeoczenie, narazić siebie na konsekwencje karne, które są bardzo rygorystycznie zapisane w ustawie o PPK. W imię czego miałby odpowiadać przed prawem? Za nadmiar obowiązków, które narzuciło na niego państwo, czy też za złą organizację wdrożenia PPK w danym zakładzie pracy. Nikt z nas – kadrowców – nie chciałby zostać pociągnięty do żadnej odpowiedzialności finansowej. Wykroczenia ustawa przewiduje m.in. za brak terminowego zawierania umów, brak terminowego naliczania wpłat i inne. Problem jest oczywiście taki, że odpowiedzialności wykroczeniowej nie ponoszą osoby prawne, tylko osoby fizyczne, a więc specjaliści komórek kadrowo-płacowych, a oni po prosty chcą być profesjonalistami.

Dlatego, aby chronić kadrowców tak ważne jest uświadomienie pracodawcom potrzeby zaznajomienia się z tematem PPK, odpowiedzialnego podejścia ich do jego problematyki, mądrego i odpowiednio zorganizowanego wdrożenia PPK oraz rozpisania odpowiedzialności między biurem a klientem, wyraźnie wskazującej, kto za co odpowiada i w jakich terminach mają być przekazywane dokumenty a także wyznaczenie pracowników, którzy powinni przygotować odpowiednie procedury, formularze, aby w razie sporu szybko wskazać osobę, która popełniła błąd.

W ustawie jest mnóstwo kar finansowych, osobistych do 1 miliona złotych. Może również okazać się, że pracownik kadr nie został przeszkolony, nie ma niczego w zakresie obowiązków, nie ma narzędzi itd., ponieważ jego szef zlekceważył sobie PPK, sądząc, ze jakoś to będzie. Po raz kolejny pojawia się kwestia właściwego podejścia i odpowiedzialności klientów biur rachunkowych, aby nie oszczędzali na szkoleniach z PPK, opłacali fachowe szkolenia, uczące jak prowadzić PPK, gdzie są pułapki i jak ich unikać. Jednakże nie tylko skoro nasze państwo chce wprowadzić taki system w sferę życia społecznego i gospodarczego to powinno zapewnić i dofinansować szkolenia dla pracowników biur rachunkowych, pracodawców i pracowników, który tak naprawdę ponoszą koszty wdrożenia tego systemu.

Bardzo ważnym dla powodzenia wprowadzenia nowych obowiązków, aby sami pracodawcy w nich uczestniczyli i nie próbowali nieświadomie cedować wszystkich obowiązków, wynikających z PPK na swoich pracowników zajmujących się naliczaniem wynagrodzeń, lub pracowników biur rachunkowych.

Zatem cały system najbardziej uderzy pracowników kadr i w pracowników biur rachunkowych , którzy i tak już obciążeni wieloma zadaniami i ustawowymi terminami, wynikającymi nie tylko z realizacji zadań z PPK, a których przeoczenie pociąga za sobą prawne konsekwencje, będą musieli podejmować nowe wyzwania prawdopodobnie bez nadziei na większe wynagrodzenie, pracując po godzinach, kosztem własnego odpoczynku i rodziny oraz narażając się na odpowiedzialność karną, której nie sposób będzie uniknąć, pracując pod presją czasu.

Oczywiście, nie są to jedyne ujemne skutki dla biur rachunkowych, czy tez działów kadr w zakładach pracy. Na pewno poza dodatkowym czasowym obłożeniem swoich kadrowców, zwiększą się nakłady na szkolenia, na papier w celu drukowania ulotek i różnych informatorów, a także zestawień itp, na dodatkowy czas pracy na informowanie pracowników o postępach wdrażania PPK w firmie, nie wspominając już o konieczności zakupu specjalnych rozwiązań informatycznych, które będą musiały być kompatybilne z wykorzystywanym programem kadrowo-płacowym. Systemy powinny być rozbudowane, uwzględniać liczne możliwości operacyjne, obowiązki raportowania a co istotne, przypominać specjalistom ds. kadr o różnych terminach, np. o zbliżającym się trzymiesięcznym okresie zatrudnienia i związanej z tym konieczności sprawdzenia, czy pracownik złożył deklarację o nieoszczędzaniu w PPK. Bo jeśli taką deklarację złożył, to pracodawca nie będzie musiał już go do PPK zapisywać.

Służby kadrowo-płacowe powinny zostać dokładnie przeszkolone co do możliwości, jaki daje nakładka informatyczna do obsługi PPK w istniejących programach na naliczania wynagrodzeń i prowadzenia kadr. Służby te powinny otrzymać pisemne instrukcje obsługi oraz dostępną w godzinach pracy telefoniczną pomoc techniczną w razie pojawienia się problemów z programem, zwłaszcza, że tempo pracy będzie wymuszało potrzebę ich bardzo szybkiego usunięcia. Uwaga obecnie nie wszystkie oferowane na rynku programy i nakładki współpracują z instytucjami wyznaczonymi do zarządzania środkami pracowników w ramach systemu PPK.
Brak takiej współpracy może rodzić dodatkowe frustracje.

Ponadto istotną rzeczą, z punktu widzenia oszczędności czasu pracy, będzie zapewnienie specjaliście w biurze rachunkowym posiadania jednolitego systemu z jednym dostępem, loginem do wszystkich firm w nakładce z PPK, i do którego dostęp będą mieli także właściciele lub osoby przez nich upoważnione np. do wprowadzania danych osobowych nowych pracowników przystępujących do systemu oszczędzania.
Ten podział prac powinien zostać obowiązkowo uwzględniony w planowaniu wdrażania PPK w każdym przedsiębiorstwie, aby odciążyć kadrowców.

Z biegiem czasu wykształci się zapewne nowa specjalność, tj. specjaliści ds. obsługi PPK, którzy powinni przejąć obowiązki prowadzenia zadań związanych z PPK od komórek kadrowo-płacowych.

Pracowników działów kadr czeka pracowity czas. PPK dotyczyć będą nie tylko osób pracujących na umowę o pracę, ale wszystkich zatrudnionych, który są obecnie w strukturze obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne ZUS i w tym także na umowy zlecenia. Do tego dochodzić będą zmiany związane z nowo zatrudnionymi osobami zmieniającymi pracę. To wszystko będzie miało znaczenie przy obsłudze PPK. Powstaną pracochłonne procesy, które pojawią się w związku z wprowadzeniem PPK, do których będą należały:

  • wybór przedstawicieli załogi,
  • wybór instytucji finansowej,
  • wdrożenie procedur i obowiązujących formularzy,
  • dostosowanie programów kadrowo-płacowych do prawidłowego obliczania i wpłat składek do instytucji finansowej;
  • przeszkolenie pracowników obsługujących PPK,
  • wybór odpowiedniego oprogramowania do przekazywania składek i do raportowania do instytucji finansowej oraz przeszkolenie pracowników do jego obsługi,
  • określenie wysokości wpłat dodatkowych ponoszonych przez pracodawcę i związana z tym konieczność zmian zapisów w regulaminie wynagradzania,
  • informowanie zatrudnionych o systemie PPK i o kolejnych etapach jego wdrażania w zakładzie pracy,
  • zawarcie umowy o zarządzanie pomiędzy firmą a instytucją finansową,
  • poinformowanie pracowników zarówno o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej, jak i możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej,
  • zebranie oświadczeń od pracowników dotyczących przystąpienia do PPK,
  • sporządzenie listy osób, które zostaną objęte systemem PPK,
  • wprowadzenie danych zatrudnianej osoby: imię i nazwisko pracownika oraz jego numer PESEL, by móc go zapisać do PPK, ale także adres zamieszkania, korespondencyjny i mailowy, numer telefonu, a jeżeli pracownik jest cudzoziemcem – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • zebranie danych pracownikach niezbędnych do zawarcia umowy o prowadzenie PPK i przekazanie ich do wybranej instytucji finansowej,
  • zawieranie w imieniu osoby zatrudnionej umowy o prowadzeniu PPK,
  • zgłaszanie do PPK osób zatrudnionych w wieku 18-55 lata, które nie złożyły deklaracji, rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK oraz na wniosek osób powyżej 55 roku życia
  • informowanie instytucji finansowej o rezygnacji pracownika z PPK, o konieczności zwrotnego przekazania wpłaconych kwot i konieczności sporządzenia korekt,
  • podejmowanie wobec osób nowo zatrudnianych działań związanych z włączeniem ich do PPK, w tym wykonywania obowiązków związanych z transferem środków z poprzedniej instytucji zarządzającej,
  • przyjmowanie od osób zatrudnionych wniosków, deklaracji i oświadczeń, (np. wniosek o finansowaniu wpłaty dodatkowej, deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, zmiany danych osobowych) oraz raportowanie o zmianach do instytucji finansowej
  • w przypadku rezygnacji pracownika z oszczędzania w PPK, powstanie konieczność korygowania rozliczenia wpłat potrąconych w miesiącu, w którym pracownik złożył wniosek: oddać pracownikowi potrąconą kwotę i podatek, a następnie ponownie przeliczyć wartość do wypłaty i podatek,
  • obliczanie i pobieranie składek na PPK oraz przekazywanie wpłat na rachunek wybranej instytucji finansowej w podziale na wpłaty pracodawcy i pracownika
  • przyjmowanie i przekazywanie do wybranej instytucji finansowej części oświadczeń woli pracowników: obniżenie wpłaty podstawowej przez pracowników osiągających dochód do 120% minimalnego wynagrodzenia, deklaracja rezygnacji z PPK, deklaracja przystąpienia do PPK, deklaracja/odwołanie deklaracji o wnoszeniu wpłat dodatkowych przez pracownika, deklaracja o ponownym dokonywaniu wpłat, o zmianie instytucji finansowej (Pracodawca, zgodnie z art. 23.5. ma obowiązek informować co 4 lata, do ostatniego dnia lutego danego roku, uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat do PPK, o ponownym dokonywaniu wpłat (obowiązek dopiero od 1 stycznia 2023 r.)., deklaracja o możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 56. a 70. rokiem życia.

O złożoności i skomplikowanych procedurach systemu Pracowniczych Planów Kapitałowych może świadczyć poniższy przykład zaczerpnięty z Internetu:

Załóżmy, że 1 marca 2020 r. “Invest” Sp. z o.o. podlegająca ustawie o PPK od 1 stycznia 2020 r. zatrudniła dwóch pracowników:

  • 45-letniego Eryka W., który w okresie ostatnich 8 miesięcy był bezrobotny
  • 33-letniego Jana K., który do 29 lutego 2020 r. był pracownikiem banku i w związku z tym oszczędzał w PPK w miesiącach listopad, grudzień 2019 r. oraz styczeń i luty 2020 r.

Zatem spółka wdrażając PPK w 2020 r. w ostatnim możliwym terminie będzie zobowiązana włączyć obu pracowników do PPK do 10 czerwca 2020 r. (czyli po upływie 3 miesięcy zatrudnienia), o ile nie złożą oni deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Jednak w związku z uczestnictwem Jana K. w pracowniczym planie kapitałowym “Invest” Sp. z o.o. będzie miała szerszy zakres obowiązków.

Powiedzmy, że 15 czerwca 2020 r. Jan K. poinformował spółkę o dotychczasowym uczestnictwie w PPK (nowozatrudniony miał czas na to czas do 17 czerwca 2020 r.). Zatem do 22 czerwca 2020 r. (7 dni od poinformowania spółki przez pracownika) “Invest” Sp. z o.o. musi poinformować pracownika, że środki z poprzedniego PPK zostaną przetransferowane do PPK prowadzonego przez spółkę. Jeśli zaś do 29 czerwca 2019 r. (7 dni od zawiadomienia pracownika o transferze) Jan K. nie sprzeciwi się transferowi środków, “Invest” Sp. z o.o. zobowiązana jest złożyć instytucji finansowej, która prowadzi PPK, wniosek o transfer środków. W rezultacie zgromadzone przez Jana K. środki z poprzedniego PPK zostaną przekazane do PPK prowadzonego w “Invest” Sp. o.o., poprzedni rachunek PPK zostanie zamknięty zaś Jan. K. będzie miał tylko jeden rachunek w PPK, na który będą przelewane wpłaty od wynagrodzeń uzyskiwanych w “Invest” Sp. z o.o.

Z powyższego przykładu wynika, że „interesariusza PPK” powinni otrzymać solidne wsparcie pod kątem doświadczenia i przygotowania do wdrażania PPK od firmy finansowej, na którą zdecyduje się pracodawca, dlatego warto, aby przy jej wyborze pracodawcy wsłuchali się w realne potrzeby tych pracowników.
Podsumowując, wydaje się, że służby kadrowe zostały zobowiązane do udźwignięcia ogromu prac w imię cudzych interesów. Nie wiadomo, czy cały ten wkład pracy nie pójdzie na marne. Nikt z nas nie ma pewności, czy i jak długo przetrwa PPK. Wszyscy pamiętają losy innego systemu oszczędzania na przyszłą emeryturę, a mianowicie-OFE, którego środki rząd zdecydował zająć. Społeczeństwo boi się tego samego odnośnie PPK. Dlatego z dystansem będzie podchodziło do przystępowania w szeregi jego uczestników. Toteż efekty mogą być niewspółmierne do włożonego nakładu sił i środków pracodawców i samych służb kadrowo-płacowych. Ustawa powinna uwzględniać w swoich zapisach także gratyfikacje dla osób, które zostaną zobowiązane w zakładach do obsługi PPK i jego złożonych procesów, zwłaszcza, że instytucje finansowe otrzymały prawo do legalnego pobierania prowizji z tytułu zarządzania składkami pracowniczymi.

Przygotowała mgr Urszula Brzózka